Der Landessportbund Sachsen-Anhalt informierte die Mitglieder über die neuen Regeln zur Elektronischen Rechnung, die ab 2025 gelten. Eine Info, die uns vom Landesverband Motorbootsport Sachsen-Anhalt und dem Referat Breitensport im DMYV weitergeleitet wurde, und die wir auch den anderen Vereinen im DMYV nicht vorenthalten wollen:
Sofortiger Handlungsbedarf ab 01.01.2025
Auch gemeinnützige Vereine besitzen die Unternehmereigenschaft, wenn sie nicht ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind. Daher sollten sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und auch auslesen zu können. Für den Empfang reicht es dem Rechnungssteller eine E-Mail Adresse zu benennen, wo die E-Rechnung hingesendet werden kann. Für das Auslesen einer X-Rechnung können Sie beispielsweise folgenden kostenfreien Viewer nutzen: https://www.ultramarinviewer.de/
Übergangsfristen für Ausstellung von E-Rechnungen
Für das Ausstellen einer E-Rechnung gibt es bis zum 31.12.2026 eine allgemeine Übergangsfrist innerhalb derer noch keine Verpflichtung besteht, wenn von der Übergangsregelung Gebrauch gemacht wird.
Ab 2027 dürfen Unternehmer mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 € von einem weiteren Übergangsjahr bis zum 31.12.2027 Gebrauch machen.
Ab dem 01.01.2028 ist das Ausstellen einer E-Rechnung dann verpflichtend zwischen Unternehmen die Inländische Umsätze über einen Gesamtbruttorechnungsbetrag von 250€ erwirtschaften. (B2B-Sektor).
Das bedeutet ein Großteil der Leistungen welche von gemeinnützigen Vereinen erbracht werden, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, wenn sie gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerbefreit sind.
Für Einnahmen im ideellen Bereich z.B. Beitragsrechnungen ist keine E-Rechnung erforderlich.
Ein weiterer Teil erbrachter Leistungen ist ausgenommen, weil sie entweder an Privatpersonen geht oder unter die Kleinbetragsregelung von 250 € fällt z.B. Verkauf von Speisen und Getränken.
Nur in Ausnahmen wird der Verein verpflichtet sein zukünftig eine E-Rechnung auszustellen (z.B. Sponsoring Rechnungen oder Auftritte des Vereins bei einer Firmenfeier), aber bis dahin ist noch ausreichend Zeit die erforderlichen Umstellungen vorzunehmen.
Weiterführende Informationen rund um das Thema E-Rechnung
Hintergrund:
Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 27.03.2024, welches die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs voranbringen und damit Verwaltungsprozesse effizienter machen soll, da E- Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Außerdem soll mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungslegungsprozesse zukünftig Umsatzsteuerbetrug effektiver bekämpft werden können, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine elektronische Meldung von bestimmten Rechnungsangaben automatisiert an die Verwaltung übertragen werden kann.
Einheitliches Format:
Dazu wurde ein gültiges E-Rechnungsformat gemäß Europäischer CEN-Norm EN 16931 festgelegt, damit die E-Rechnungsdatei einheitlich strukturiert von den Softwareprogrammen ausgelesen und verarbeitet werden kann. Zulässige E-Rechnungsdateiformate sind die sogenannte „XStandard“-Rechnung (XML-Datensatz (Quellcode)) ohne bildliche Darstellung oder das hybride Format „ZUGFeRD“-Rechnung (PDF-Datei, welche den Datensatz enthält). Alle anderen Formate wie das einfache PDF, jpeg oder Papier heißen ab 2025 sonstige Rechnungen, sind aber nach wie vor zulässig unter bestimmten Voraussetzungen.
Übermittlung der E-Rechnung:
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommt der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Frage. Der Rechnungsempfänger muss also ggf. ein E-Mail-Postfach vorhalten, zu welchem die E-Rechnung versendet werden kann, ein extra neues Postfach anzulegen ist hierbei nicht erforderlich.
Wer muss ab 2025 E-Rechnungen erstellen können?
Grundsätzlich und unabhängig vom Gesamtumsatz dürfen alle Unternehmer von der Übergangsregelung bis zum 31.12.2026 Gebrauch machen und müssen in 2025 und 2026 noch keine E-Rechnungen erstellen. Ab 2027 dürfen Unternehmer mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz (gem. §19 Abs. 3 UStG) bis zu 800.000 € von einem weiteren Übergangsjahr bis 31.12.2027 Gebrauch machen und müssten auch dann noch keine E-Rechnung erstellen. Ab dem 01.01.2028 endet die Übergangszeit und alle Unternehmer müssen ab dann verpflichtend eine E-Rechnung erstellen für folgende Geschäftsvorfälle:
- Erwirtschaftung steuerbarer, steuerpflichtiger, inländischer Umsätze aus Geschäften mit anderen Unternehmen (B2B Sektor)
- Wenn der Gesamtbruttorechnungsbetrag über 250 Euro gemäß § 33 UStDV ist
- Wenn der Umsatz nicht nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit ist
- Ausnahmen gelten für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV und für Rechnungen an Verbraucher/Privatkunden (B2C Sektor)
- Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es keine Ausnahmeregelungen außer den benannten
Das bedeutet diese Regelungen gelten grundsätzlich auch für Vereine, wenn sie in der steuerlichen Sphäre des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes, des Zweckbetriebs oder der Vermögensverwaltung Umsätze mit anderen Unternehmen erwirtschaften. Bsp. Sponsorenverträge, Vereinsauftritte zur Unternehmensweihnachtsfeier. Jedoch wäre dies frühestens ab dem 01.01.2027 und spätestens ab dem 01.01.2028 der Fall.
Wer muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen muss bereits ab 2025 möglich gemacht werden, da Unternehmen die nicht von Übergangsregelungen Gebrauch machen, bereits ab 2025 E- Rechnungen übersenden könnten. Während bisher digitale Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden konnten, ist das bei einer E-Rechnung nicht mehr erforderlich.
Jeder Rechnungsempfänger muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. Dafür bedarf es einer E-Mail Adresse, wo die E-Rechnung hingesendet werden kann. Zur Ansicht der „XStandard“-Rechnung stehen kostenfreie E-Rechnungsviewer zur Verfügung, die heruntergeladen und installiert werden können. Zur Ansicht von „ZUGFeRD“-Rechnungen genügt der übliche kostenfreie PDF–Reader z.B. von Adobe.
Die Archivierung/Aufbewahrung der original elektronischen Datei ist über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten. Darüber hinaus muss die Weiterverarbeitung der E-Rechnung nicht zwangsläufiger Weise elektronisch erfolgen, sondern kann bspw. Weise auch ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet werden, wie bisher auch.
Quellen:
- Artikel „Die E-Rechnung im Verein: Das sollten Sie jetzt für den Stichtag am 01.01.2025 veranlassen“ aus VB Vereinsbrief Ausgabe 07/2024 S. 14-19
- Webinar und Handout „Fit für die E-Rechnung – Alles was Unternehmer:innen wissen müssen“ von "Die Steuerprofis" am 19.07.2024
- Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick | Steuern | Haufe
